Detaljhandelns schemaläggning otillräcklig?

Anna Falconer Nyheter

Detaljhandeln kan skära ner sina personalkostnader med upp till 12% och samtidigt förbättra både kundservice och tillfredsställelse hos personalen. Det skriver McKinsey i sin rapport “Smarter schedules, better budgets. How to improve store operations.”

Det här rimmar väl med våra egna slutsatser. I vår rapport Framtidens personalplanering för detaljhandeln kan du läsa om hur detaljhandeln kan anamma planeringsmetoder från andra personalintensiva branscher för att göra smartare schemaläggning, sänka kostnaderna och få nöjdare kunder.

Insikt Retail -Book cover 367

“Work force management” och speciellt schemaläggning och budgetering är områden med stor potential för förbättringar. McKinsey förklarar varför de klassiska tillvägagångsätten för schemaläggning och budgetering ofta är otillräckliga:

Schemaläggningen reflekterar inte det verkliga personalbehovet

En vanlig metod vid schemaläggning är att göra veckovisa scheman som är unika för varje butik och baserade på intäktsprognoser. Man har mer personal på dagar och tider när försäljningen förväntas vara som högst.

Intäkt kan verka som ett rimligt kriterium för schemaläggning men det är ofta otillräckligt eftersom kundernas köpmönster (till exempel genomsnittlig storlek på kundkorgen och dess varumix) kan variera på timme och dag.
De flesta butiker har inte heller något systematiskt sätt att hantera butikspecifika faktorer som påverkar hur lång tid olika aktiviteter tar.  Hur långt behöver en medarbetare gå för att flytta en pall från en lastbil till förrådet eller hur många hissar kan medarbetarna använda för att få produkterna till butiksgolvet. Samma aktivitet kan vara mycket mer tidskrävande i en butik än en annan – även om de två butikerna har samma intäkt…

På så sätt stämmer schemaläggningen ofta inte med det verkliga personalbehovet för en butik.

Orättvis budgetering straffar vissa butiker

Även personalbudgeten är ofta dåligt matchad mot verkligheten. Många detaljhandelsföretag bestämmer sin personalbudget uppifrån och ner, till exempel att personalkostnaden för varje butik inte får överstiga 10% av försäljningen.

Detta tillvägagångssätt straffar vissa butiker på ett orättvist sätt. En affär där färska livsmedel står för en stor andel av försäljningen kommer att ha en nackdel eftersom färska varor tar mer tid att hantera än förpackade varor. Skillnader i personalkostnad mellan butiker kan vara så stor som 30% även om butikernas försäljning är likvärdig.
En till synes vettig “top-down” regel blir därför orimlig i praktiken. Konsekvensen blir att vissa butiker kan ge utmärkt kundservice samtidigt som de har en relativt låg arbetsbelastning medan andra butiker har stressad personal som måste kämpa för att nå sina servicemål.

En datadriven approach

McKinsey menar att det krävs en mer aktivitetsbaserad och datadriven approach för att kunna spegla verkligheten i budgetering och schemaläggning.

Vi håller med. Däremot anser vi att det finns bättre lösningar, för att uppnå den önskade precisionen, än den Excelmodell som McKinsey förordar.

Numera finns det nämligen systemstöd som kan skapa skarpare tjänster och scheman än vad människan kan – och som blir allt mer tillgängliga och kostnadseffektiva.
Under våren genomförde vi ett pilotprojekt inom området personalplanering i detaljhandeln. Vi införde systemstöd tillsammans med planeringsmetoder för bland annat schemaläggning och budgetering. Pilotkunden var IKEA i Danmark.
Piloten avslutades strax innan sommaren och vi kommer att skriva om resultaten och lärdomarna framöver.

Här kan du läsa hela artikeln från McKinsey: Smarter schedules, better budgets. How to improve store operations.

Om du har frågor eller funderingar, kontakta gärna: Johan Helander, johan.helander@centigo.se.