Affärsinsikter: Öka professionalismen i IT budgeten – Kostnadstransparens

Anna Falconer Insikter

Business Wellness handlar om att ta hand om företagets hälsa innan det blir symptom istället för att behöva behandla enskilda symptom med en snabb ”alvedon”. Business Wellness handlar om att finna grundorsaken till varför symptomen uppkommer och förebygga vad som orsakar det. Företag bör satsa på långsiktiga förändringar där medarbetare får ansvar och mandat att samarbeta otraditionellt och söka djupare efter lösningar. Man måste orka och våga ta tag i kulturella aspekter och skapa en ansvarstagande miljö. Ett långsiktigt arbete.

En framgångsfaktor är transparens, inte minst i IT-delen. Avsaknad av transparens ger mindre samförstånd och sämre beslut. På många företag upplever vi att det ofta finns en motsättning mellan IT-avdelningen och den övriga verksamheten. IT-funktionen levererar en tjänstekatalog och säger nej till allting som går utanför den. För organisationen kan det skapa problematiska attityder och beteenden. En lösning på problemet är att skapa samsyn och att undvika att gömma problem bakom tekniska termer. Att snabbt kunna förmedla möjlighet och konsekvenser i för alla relevanta sammanhang.

Som CIO är det ofta inte lämpligt att säga nej utan ha stenkoll på att du kan ta en diskussion i ledningsgruppen och förklara vilka konsekvenser ett beslut får för hela kedjan. Det ställer stora krav på dig som CIO eftersom du måste ha tillgång till snabb insikt och möjlighet att simulera och mäta effekter omedelbart. När många pratar trender handlar mycket om ”big data” och ”cloud” och hur man skall närma sig ny teknik. Problemet är att man måste satsa mycket pengar. Pengar som ofta bundits till gammal teknik eller i kostnadspooler som är svåra att koppla till verkligt värde. I diskussionen om vad som är hett idag, ser vi på Centigo att företag ofta glömmer bort att den nya tekniken även kan appliceras för att kunna ha ordning och reda på sin verksamhet. Lika viktigt är det att verkligen frigöra onödiga kostnader till förmån för utveckling.

För att IT skall kunna bli en bättre samarbetspartner inom en verksamhet måste man bli en bättre ledare. Man måste öka professionalismen i den verksamhet vars syfte är att stärka affären. Framtidens IT-system måste vara mer självspelande vad gäller förvaltning och kontroll, framförallt vad gäller controlling. Driver du din IT som en affärsverksamhet måste du vara affärsmässig fullt ut och därmed bli en effektiv partner – även i den övriga verksamhetens perspektiv. Vi menar att man i alla verksamheter skulle kunna kapa 20-30 procent av driftskostnaderna med en bättre och snabbare insikt i vad som verkligen driver kostnad eller vad som är överkapacitet. Traditionellt har IT-ledningen gjort engångsinsatser i from av enskilda djupdykningar för att få bättre insikt i kostnader och hur olika tjänster konsumeras av verksamheten. Dessa övningar är normalt mycket tidskrävande och har lett till stora och komplexa excelark. Microsoft Excel är fantastiskt, men det håller inte för att förvalta en budget på 500 miljoner eller mer.

Vi förordar att man ansluter sig till en standard som kompletterar ITIL och PM3. Den sätter kostnader på alla objekt, inklusive verksamheten utanför IT.  Globalt sett väljer allt fler företag att göra det via Technology Business Management Council (TBM), ett arbetssätt som nu etableras även i Europa. Det är ett utmärkt sätt att lättare kunna jämföra äpplen med äpplen och på sikt få direkt benchmarking mot sina peers utan att betala miljoner för benchmarking data varje år. Jag tror att om tre till fyra år är det normalt att vara uppkopplad mot en benchmarkingdatabas som låter dig plocka ut siffror i realtid.

Företag satsar generellt för lite pengar på IT, och framför allt lägger de pengar på drift där de borde satsa på affärsutveckling. De benchmarkingmetoder som används för att mäta sin effektivitet har många brister. Det allra största problemet är att alla har sitt eget sätt att dela upp kostnader.

Vill du veta mer om ämnet så prata gärna med oss på Strategisk IT dagen på Sheraton Hotel Stockholm den 26:e mars 2014.

Om författaren: Ludvig Millfors, ludvig.millfors@centigo.se, Associate Partner Centigo – ansvarig för affärsområdet Strategisk IT.