Affärsinsikter: Noll mejl i inkorgen! Är det möjligt?

Anna Falconer Insikter

Hur ska jag få kontroll på mejlen? När ska man läsa mejlen egentligen? Är det meningen att man ska få så mycket mejl? Hur gör folk?

Frågorna om mejl-läsning är många. Jag menar att problemet egentligen handlar om brist på rutin och struktur för hur vi arbetar med mejl.
Att läsa mejlen behöver inte vara samma sak som att utföra alla aktiviteter som finns däri. Däremot bör du, varje gång du öppnat ett mejl, fatta ett beslut om det finns någon aktivitet att utföra eller inte kopplat till innehållet. GTD metodiken lär oss att vi ska ha noll mejl i inkorgen. Noll som i siffran 0, inga alls, tomt. Och det är fullt möjligt, men hur gör man?

Lösningen är enkel. Gör en snabb rensning där du sortera in dina mejl i några enkla kategorier/mappar:

  1. Aktivitet (mejl du måste göra något med)
  2. Arkiv (ingen aktivitet krävs, men du vill heller inte slänga mejlet)
  3. Skräp (Ta bort det som inte behöver sparas)

När detta är gjort är din inkorg tom och du har en mycket bättre överblick över vilka mejl du måste göra något med (Aktivitet), vilka som sparats för framtida referens (Arkiv) och vilka nyinkomna meddelande du har (Inkorgen).
Om du har många mejl i din inkorg kan vara en utmaning att komma ner till noll första gången. Det krävs att man avsätter lite tid till detta men sedan är strukturen lätt att underhålla. Här är fyra steg som hjälper dig komma ner till noll första gången:

  1. Avsätt en tid för att arbeta ner inkorgen till 0
  2. Välj ett datum, t.ex. 6 mån tillbaka i tiden, och lägga allt äldre direkt i Arkiv-mappen
  3. Sortera efter avsändare, då kan ofta många mejl läggas i Arkiv direkt
  4. Återstående mejl måste gås igenom ett och ett och sorteras in i de tre kategorierna ovan

Detta är en kort beskrivning av vad GTD-metodiken rekommenderar kring mejlhantering. Hoppas ni också får uppleva känslan av en tom inkorg. Den är lika fantastisk varje gång!

femsteg

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

Läs mer om personlig produktivitet och GTD på www.centigo.se/gtd

Om författaren: Pontus Axelsson,  pontus.axelsson@centigo.se, arbetar som managementkonsulter på Centigo inom enheten Business Transformation. I det arbetet kommer han i kontakt med många olika företag och organisationer och har på nära håll sett de positiva effekterna som ett strukturerat personligt arbetssätt ger. Pontus är en av två certifierade kursledarna inom GTD-metodiken i Sverige.