Gör rätt val av digital partner!

Anna Falconer Insikter

Idag när den digitala stressen är mer påtaglig än någonsin tidigare är det många som känner att man behöver en injektion i sin digitala affär. En del i att lyckas med detta är att hitta rätt partner och produkter. Vi har lång erfarenhet av att hjälpa företag med detta och vet vad du behöver tänka på för att lyckas i dina val.

Idag finns det en uppsjö av olika partners som är duktiga och listan av tänkbara produkter oftast lång. Vissa är breda och andra är nischade. Vissa är experter och andra är mer generalister. Kanske räcker det men en webbyrå som kan ”färg och form” eller behöver du en partner som har en bredare flora i sin mix av kompetens? Vad som passar dig bäst vet bara du, baserat på era specifika behov.
Val av partner och produkter sker i alltför många fall enligt samma process som företag använder för att köpa in pennor eller standardsystem. Vår erfarenhet säger att om du följer en standardiserad upphandlingsprocess så kommer du inte att få den partner du behöver. Det betyder dock inte att du skall basera ditt beslut på magkänsla. Nej, det behövs en genomtänkt och anpassad process som sätter struktur och organisation för dina val som i sin tur hjälper till att minimera risk, förhålla sig till upphandlingens mål samt förstå fördelar och nackdelar hos varje partner och produkt.
Baserat på alla de digitala projekt vi på Centigo varit delaktiga i så är det ett antal punkter som du bör tänka på vid val av digital partner:

• Identifiera dina viktigaste behov på en partner eller produkter. Utvecklingen går så snabbt att detaljerade krav snabbt blir obsoleta, vilket gör att du bör hålla dig till att beskriva vilka övergripande behov du verkligen har. Det kommer du långt med i processen att välja mest lämpad partner.

• Kompetens och erfarenhet är viktigare än ett fast pris. Det är viktigt att man utformar sin metod för upphandlingen så att en partner har möjlighet att visa både sin kompetens, erfarenhet och innovation.

• Ha rätt mix av kompetens i ditt utvärderingsteam. Det vore förödande om du på egen hand tar fram en specifikation som sedan upphandlingsteamet försöker upphandla mot. Sätt istället de personer som ska jobba med den nya partnern och produkterna i teamet och ge dem mandat att ta fram den slutliga rekommendationen.

• Se över frågorna i din RFP. Säkerställ att innehållet och dina frågor är riktade på ett sätt som möjliggör respondenterna att vara innovativa i sina svar och besvara frågor med vad som krävs för att uppnå en lyckad strategi istället för vad som är möjligt givet vilken strategi som helst. Oftast har din framtida partner stor erfarenhet av liknande lösningar och projekt vilket gör att du kan få värdefull input från de svar som ges.

• Arbetssättet med den nya partnern måste vara förankrad och accepterad av ledningen och projektteamet. Digital utveckling görs idag uteslutande med ett agilt arbetssätt. Detta är oftast en utmaning för företag att förhålla sig till. Se därför till att du har ett arbetssätt som är förankrat och fungerar i din organisation. Det är inte bara utvecklingsteamet som ska förstå vad det innebär att arbeta agilt – det är minst lika viktigt alla berörda i verksamheten, inklusive beslutsfattare i högsta ledningen vet vad detta innebär och vad det ställer för krav. Ofta krävs utbildning och aktiv coachning för att få till ett effektivt arbetssätt.
När du kommit så pass långt att du har ett antal partners och produkter som du bjuder in till en upphandlingsprocess så är det viktigt att tidigt tänka på hur utvärderingen ska gå till.

• Träffa partners och produktleverantörerna. Titta inte enbart på de skriftliga svaren som leverantörerna har gett, utan ge dem möjlighet att presentera sig och möjliggöra en dialog. Dessa möten blir en viktig del av utvärderingsprocessen, för du har satt upp en process du jobbar efter eller hur?

• Dela upp utvärderingen i tydliga områden och vikta dem. Du kommer vilja utvärdera olika aspekter. Var tydlig med vem som utvärderar vad, t ex ska inte IT utvärdera en partners kompetens inom Concept & Design utan hålla sig till IT relaterade delar. Det är också viktigt att bestämma om alla delar i utvärderingen har samma viktning när man fattar sitt beslut.

• Jämför partners med varandra. Du kan troligen inte hitta en partner som får check på alla punkter du har satt upp. Men om du jämför partners med varandra så ser du vem som uppfyller dina behov bäst. Använd dig därför gärna av Parvis Jämförelse som metod när du utvärderar, hellre än att jämföra alla i en relativ skala.

• Arbetsprov. Om du har ett fåtal alternativ kvar, låt dem visa vad de går för i form av ett begränsat arbetsprov.

Varje företag har unika förutsättningar och angreppssättet behöver anpassas utifrån det. Med punkterna ovan har du bättre förutsättningar för att lyckas.

Om författaren: Roger Sundberg, (roger.sundberg@centigo.se) arbetar som managementkonsult på Centigo inom enheten Digital Transformation.