Affärsinsikt: Första hjälpen vid informationsöverdos…

Anna Falconer Insikter

….minskar risken för allvarliga skador och ökar chansen till överlevnad.

Företag har under många år sökt förbättra sin informationsbearbetning i syfte att förstärka sin konkurrenskraft och lönsamhet.

Mängden data företagen nu kan samla och bearbeta har ökat explosionsartat. Den mängd data som nu finns tillgänglig är svindlande. Endast 2 procent av allt som finns lagrat idag tillkom före den digitala eran och om all tillgänglig data lagrades på cd-skivor skulle det bli fem staplar som sträcker sig ända till månen

För många företag ökar nu mängden av tillgänglig data snabbare än deras förmåga att effektivt använda den och allt som oftast behandlas detta som ett tekniskt problem med ytterligare investeringar i informationsteknologi som följd, vilket ytterligare kan bidra till att öka gapet.

Även om detta gap ofta felaktigt betraktas som ett ITproblem är det istället vanligen ett affärsproblem, detta eftersom företagets konkurrensfördelar bygger på att förstå kundernas behov och tillgodose dessa bättre än konkurrenterna.

Problemet för många företag är inte längre att samla in information eller att få fram information, utan att avgöra vilken information som är viktig och vad man ska göra med den. En av huvudorsakerna till problemet är att man allt som oftast förväxlar mycketinformation med relevant information.

Det som kännetecknar företag som drabbas av detta problem är bristande insikter om den mänskliga förmågan att hantera stora informationsmängder. Det är svårt att avgöra vilken information som är viktigast som beslutsunderlag, så man tar med allt och lite till. Företaget tar en ”informationsöverdos” för att vara på den säkra sidan.

Det har givits uttryck för att ett större informationsutbud skulle gynna underlaget för analys, beslut och handling. Detta förhållningssätt skapar en situation där relevant information späds ut med en alltför stor del av oväsentlig information, vilket urholkar dess värde som beslutsunderlag. Om inte beslutsfattaren lyckas ignorera onödig information medför det stora risker att felaktiga beslut fattas eller att rätt beslut fattas men för sent, vilket kan få förödande konsekvenser och i värsta fall äventyra företagets fortlevnad.

Enligt Gartner är det endast 20 procent av företagen som använder mer än 50 procent av de kunddata de samlar in och i sin tur är 75 procent av den tillgängliga kundinformation felaktig, obsolet eller olämplig som beslutsunderlag. Detta förstärker bilden av att informationsproblemet är något som företagen måste hantera som ett allvarligt affärsproblem att adressera och hantera för att säkerställa dess fortlevnad.

 Vad kan företag göra för att hantera informationsöverdosen?

Det finns ingen universallösning på informationsproblematiken för att göra all information relevant, tillgänglig och trovärdig. Däremot finns en första hjälp för dem som drabbas av en informationsöverdos.

Snabbt insatta åtgärder som vidtas för att hantera informationsöverdosen kan förbättra chanserna att överleva och förhindra att konkurrenskraften allvarligt försvagas.

1. Less is more. Rensa i den vildvuxna informationsrabatten. Mindre information som är både tillgänglig och tydlig förenklar beslutsfattandet.

2. Utgå ifrån såväl de mänskliga som organisatoriska förutsättningarna att förvandla information till kunskap och handling.

3. Minska gapet mellan informationsskaparna och informationsanvändarna genom att båda  grupper blir mer medvetna om varandras kunskaper, behov och roller.

4. Prioritera den information som verkligen behövs i syfte att styra mot uppsatta mål och strategier, i motsats till att samla in och analysera irrelevant data helt enkelt eftersom den är lätt tillgänglig.

Om författaren: Jimmy Wahlberg, jimmy.wahlberg@centigo.se är Manager på Centigo och aktiv inom enheten Affärsintegration. Med ett speciellt fokus på verksamhetsutveckling inom industri och verkstadsföretag. Jimmy har en gedigen erfarenhet av att driva och leda omfattade globala förändringsprogram.