Affärsinsikt: Don't let the perfect be the enemy of the good!

Anna Falconer Insikter

Varför vår strävan efter perfektion omöjliggör framgångsrika projekt.

Efter att flertalet oberoende studier påvisat att upp till hälften av större IT- projekt misslyckas och en färsk rapport från McKinsey konstaterat att så många som 17 procent av dem går så dåligt att de hotar organisationens fortlevnad, ökar intresset för att hitta gemensamma framgångsfaktorer för att maximera sannolikheten att lyckas med affärskritiska projekt.

Den här artikeln gör inte anspråk på att presentera ytterligare en universallösning eller ett recept du kan applicera på dina projekt för att säkerställa att om du bara följer dem till punkt och pricka så kommer du att lyckas. Istället vill jag – med hjälp av såväl egna erfarenheter som visdom ackumulerad via kloka individer som sträcker sig emellan allt ifrån klassiska filosofer till de personer av idag som jag haft förmånen att arbeta med i projekt jag bedrivit – förse er med fem råd ni kan applicera på projekt i såväl privat- som arbetslivet. Enligt min erfarenhet ligger grunden till misslyckandet av många projekt i en misstolkning av den så kallande projekttriangeln som illustrerar de begränsningar projektet har. De tre sidorna av triangeln består vanligtvis av tid, omfattning och resurser. Ytan av triangeln återspeglar oftast den ambition som finns avseende kravet på kvalitet i projektets slutresultat. Problemet uppstår dels när kvalitetskravet skall spegla perfektion parallellt med att omfattningens storlek inte kan minskas då det skulle äventyra perfektionen sett till projektets leverans. Ett vanligt krav från beställare som belyser problematiken är ”Vi måste ha allt och kvaliteten måste vara perfekt”. Det är strävan efter det ”perfekta” som gör att projekttriangeln expanderar till för projektet och även i extremfallen för företagets förödande proportioner. Projektet hetsas vidare mot att söka uppnå det ouppnåeliga, en utopi benämnd ”perfektion”, vilket resulterar i att projektet hinner bli avsevärt försenat och med betydande kostnadsöverdrag innan någon drar i handbromsen och vidtar nödvändiga åtgärder.

Att detta är ett allvarligt och vanligt förekommande problem är något som har påvisats av studier genomförda av Centigo, The Standish Group (Chaos report) och McKinsey med flera. I McKinseys studie framkommer det att i snitt levereras stora IT-projekt med ett budgetöverdrag om 45 procent och enligt ”Kaosrapporten” är det endast 9 procent av dessa projekt som avslutas inom tid och budget. Då människan till sin natur är såväl lat som förändringsobenägen söker vi efter möjligheter att upprätthålla status quo. Här kan strävan efter perfektionism orsaka problem då det ger oss en anledning att inte företa några förändringar trots att vi skulle må avsevärt bättre om vi drev igenom dem. Det kan gälla allt från den eviga singeln som i sitt sökande efter den perfekta partnern tillbringar större delen av sitt liv – om inte hela – som ensamstående, till det företag som i sitt sökande efter det perfekta ERP-systemet väljer att kämpa vidare med uråldriga system vilka orsakar såväl frustation som allvarliga affärsproblem. Jag förespråkar inte att man ska bortse från kvalitet eller att avstå från att göra rätt saker. Det finns tillfällen då det är önskvärt och till och med ett måste att sträva efter perfektion, t ex vid flygplanbyggnationer eller hjärttransplantationer. Det jag vänder mig mot är den ineffektiva och kontraproduktiva ansträngningen i perfektionismens kölvatten som leder till avtagande avkastning på investerade resurser liksom ett undvikande av företagen handling.

Vad kan vi göra för att undvika att hamna i ”perfektionismfällan”?

Redan de klassiska filosoferna som Aristoteles och Konfucius var väl medvetna om att strävan efter det perfekta oftast inte ledde till någon förändring alls. De förespråkade istället den ”gyllene medelvägen”, vilken vi i vardagligt tal kallar ”Good enough” eller ”80/20-principen”. Den gyllene medelvägen är den önskvärda mittdelen mellan två ytterligheter där en är en av överskott och den andra den av brist. Eller – för att överföra uttrycket till projekttermonologi – en ”lågkvalitativ leverans” versus en ”perfekt leverans”. Perfektionisten väljer inte den gyllene medelvägen. För perfektionisten är det allt eller inget. Fokus ligger på resultatet. De finner ingen glädje av resan eller processen dit. Denne praktiserar en förfärlig version av 80/20 regeln då merparten av energin spenderas på sökandet efter perfektion i de sista 20 procenten. Perfektionisten är vettskrämd att misslyckas och ser det som just ett misslyckande om inte allt är perfekt. Denne bortser från regeln om avtagande avkastning. Detta är enligt mig en av huvudorsakerna till varför så stor andel större IT-projekt läggs ner alternativt levereras med betydande förseningar och budgetöverdrag.

Fem råd för att undvika perfektionismfällan eller att frigöra dig från den:

1. Låt inte det bästa bli det godas fiende – agera!

2. Acceptera att det perfekta inte går att uppnå – välj ”Good enough”!

3. Prioritera agerandet utifrån avkastningen på investeringen – Ta hänsyn till regeln om avtagande avkastning!

4. Använd ”Time Boxing” för att säkerställa att du inte fortsätter med en sak tills den är färdig, gör det bästa du kan baserat på tillgänglig tid, dvs få saker gjorda!

5. Ha en välfungerande förändringskontroll för förhindra att ”scope creep” leder dig in i perfektionismfällan – försvara ”Good enough”!

Listan är vare sig komplett eller perfekt men genom att följa dessa fem råd kommer du förbättra dina möjligheter avsevärt att lyckas med ditt nästa projekt. Det kommer inte bli perfekt men du kommer lyckas!

Om författaren: Jimmy Wahlberg, jimmy.wahlberg@centigo.se, är Manager på Centigo och aktiv inom enheten Affärsintegration. Med ett speciellt fokus på verksamhetsutveckling inom industri och verkstadsföretag. Jimmy har en gedigen erfarenhet av att driva och leda omfattade globala förändringsprogram.