Affärsinsikt: Misshandlar du din kalender?

Anna Falconer Insikter

Att kalendern är ett fantastiskt verktyg har de allra flesta av oss insett. Många av oss skulle till och med bli kallsvettiga av blotta tanken på att innehållet i våra kalendrar skulle försvinna.

Vi vill absolut inta vara utan den men att misshandla den på alla möjliga sätt ser många inget problem med.

Kalendern har en mycket specifik uppgift, att hålla ordning på dags- och tidsspecifika saker, och ändå ser jag gång på gång hur folk använder sina kalendrar på alla möjliga konstiga sätt. Den får agera anteckningsblock, dagbok, att-göra lista, kontaktbok och mycket annat.

Enligt GTD-metodiken ska kalendern vara ditt ”fasta landskap” i tillvaron. Du ska med en snabb blick kunna se hur din dag eller vecka ser ut, när du behöver befinna dig på en speciell plats, eller utföra en speciell aktivitet. För att detta ska vara möjligt är det endast tre olika sorters händelser som får ligga i din kalender.

          1. Tidsspecifika aktiviteter
            Möten, luncher, workshops, fester, middagar och så vidare. En självklarhet för många men det finns kanske även andra tidsspecifika saker som du inte lägger in? Tågresor till exempel.
          2. Dagsspecifika aktiviteter
            Saker du måste göra en specifik dag men där det inte spelar roll när under dagen du gör dem. Till exempel skicka ut en inbjudan, ringa någon eller OSA en fest. Dessa läggs i kalenderhuvudet för den specifika dagen.
          3. Dagsspecifik information
            Deadlines (dina egna och andras), nyckelpersoner i projektet som är lediga, födelsedagar, bokningsreferens till ett hotell eller vägbeskrivning till ett kundbesök. Även dessa läggs i kalenderhuvudet för den specifika dagen.

Mitt förslag är att du går igenom din egen kalender och ser hur väl du följer GTD-metodikens riktlinjer. Fundera också över om du hanterar saker som borde ligga i kalendern på andra ställen. Det är skönt att ha ett ”fast landskap” att förhålla sig till när världen runt dig snurrar allt fortare.

GTD

GTD® eller Getting Things Done® är världens mest använda metod för personlig produktivitet. Upptäck vad GTD kan göra för ditt välbefinnande och professionella karriär.

Läs mer om personlig produktivitet och GTD på www.centigo.se/gtd

Om författaren: Pontus Axelsson,  pontus.axelsson@centigo.se, arbetar som managementkonsulter på Centigo inom enheten Business Transformation. I det arbetet kommer han i kontakt med många olika företag och organisationer och har på nära håll sett de positiva effekterna som ett strukturerat personligt arbetssätt ger. Pontus är en av två certifierade kursledarna inom GTD-metodiken i Sverige.